Druckangebote vergleichen: fünf Zahlen, ein Buch.
Fragen Sie fünf Druckereien nach einem Preis, und Sie erhalten fünf Dokumente, die nur so aussehen, als ließen sie sich vergleichen. Hier ist die Methode, mit der wir sie lesen würden — geschrieben von der Seite des Tisches, die berufsmäßig Angebote erstellt.
Verlage, die Angebote vergleichen, sortieren meist die Summen und küren einen Gewinner, und wir verstehen den Impuls. Wir sitzen auch auf der Empfängerseite — Kunden leiten uns fast jede Woche Angebote anderer Druckereien weiter und bitten uns, eine Lücke zu erklären —, und die ehrliche Beobachtung nach all den Jahren lautet: Die niedrigste Zahl ist selten unehrlich, aber selten vergleichbar. Meist bepreist sie ein leicht anderes Buch.
Ein fairer Vergleich beginnt früher als die Angebote selbst: Er beginnt mit der Angebotsanfrage, die Sie verschicken. Geben Sie jeder Druckerei dieselbe vollständige Spezifikation, und die Antworten kommen auf einer Linie zurück; geben Sie ihnen Fragmente, und Sie vergleichen fünf verschiedene Bücher.
Frieren Sie die Spezifikation ein, bevor Sie einen einzigen Preis lesen
Die Unterschiede verstecken sich in der Spezifikation, nicht in der Rechenkunst. Ein Angebot nimmt 128-g/m²-Bilderdruckpapier an, ein anderes 105 g/m². Eines kalkuliert PUR-Klebstoff, ein anderes das günstigere Hotmelt-EVA. Eines schließt Schrumpffolie und zweiwellige Exportkartons ein, ein anderes lose Packung. Nichts davon ist in einer Endsumme sichtbar. Schreiben Sie also, bevor Sie irgendetwas vergleichen, eine einseitige Spezifikation — Beschnittformat, Seitenzahl, Innenpapier mit Grammatur und Sorte, Umschlagmaterial, Bindungsart, Kaschierung, Veredelung, Verpackung — und bitten Sie jede Druckerei, exakt darauf neu zu kalkulieren. Ein Angebot, das günstiger zurückkommt, weil es stillschweigend einen dünneren Bogen untergeschoben hat, hat Ihnen kein Geld gespart. Es hat Ihr Buch verändert.
Achten Sie besonders auf die Zeilen, in denen Substitution am leichtesten fällt: Papier, das nur über die Grammatur benannt ist, ohne Marke oder Sorte; eine nicht genannte Klebstoffart; und das Wort ähnlich, wo immer es in der Nähe eines Materials auftaucht.
Lesen Sie die Positionen, nicht die Summe
Ein Angebot, dem Sie vertrauen können, ist aufgeschlüsselt: Papier, Platten und Druck, Bindung, Veredelung, Verpackung, Fracht — jede Position auf ihrer eigenen Zeile. Aufschlüsselung ist keine Bürokratie. Sie ist es, die Sie sehen lässt, wie eine Änderung den Preis bewegt, und die verhindert, dass eine spätere Anpassung in einer Position stillschweigend den Rest neu bepreist. Genauso wichtig ist, was die Zeilen auslassen. Sind physische Andrucke enthalten oder separat berechnet? Gehören Paletten zur Verpackungsposition? Endet die Frachtzahl an einem Hafen oder an Ihrem Lagertor? Die Summe ist eine Zusammenfassung; die Positionen sind der Vertrag.
Die Fragen, die gleich aussehende Angebote trennen
Wenn zwei Angebote den Spezifikationstest überstehen, entscheidet meist eine kurze Frageliste zwischen ihnen.
- Mehr- und Minderlieferung. Im Buchdruck wird üblicherweise leicht über oder unter der bestellten Auflage geliefert. Fragen Sie, wie die Abweichung begrenzt und wie sie abgerechnet wird.
- Frachtbedingungen. EXW, FOB und DDP beschreiben sehr unterschiedliche Wege. Normalisieren Sie jedes Angebot auf dieselbe Klausel, bevor Sie Summen vergleichen.
- Andrucke. Wie viele Durchgänge sind enthalten, in welcher Form, und wer zahlt den Kurier? Unsere eigenen Andrucke laufen in einem 3-bis-5-Tage-Rhythmus, und das legen wir schriftlich fest.
- Gültigkeit. Papiermärkte bewegen sich. Fragen Sie, wie lange die Zahl hält.
- Zahlungsbedingungen. Eine Anzahlung mit Restzahlung vor Versand ist das übliche Muster; die Forderung nach vollständiger Vorauszahlung verdient eine Pause.
Bauen Sie die Tabelle — dann lesen Sie das Verhalten
Bringen Sie alles auf eine Seite: Angebote quer oben, Spezifikationszeilen und die Fragen von oben an der Seite. Alles, was ein Angebot auslässt, wird eine Frage, die Sie stellen — nie eine Annahme, die Sie treffen. Dann achten Sie auf etwas, das keine Tabelle erfasst: wer widersprochen hat. Die Druckerei, die Ihre Seitenzahl hinterfragt, weil sie sich nicht sauber in Lagen teilen lässt, oder anmerkt, dass Ihre Rückenbreite nicht zu Ihrer Papierwahl passt, hat Ihre Dateien tatsächlich gelesen. Die, die innerhalb einer Stunde eine runde Zahl zurückgeschickt hat, nicht.
Wir kalkulieren Bücher seit 1995, und unsere gefestigte Ansicht lautet: Ein guter Vergleich besteht weniger darin, den billigsten Anbieter zu finden, als darin, vor Produktionsbeginn herauszufinden, mit welchem Anbieter Sie es tatsächlich zu tun haben. Wir wären lieber Zweiter beim Preis als Erster bei den Überraschungen.
