Come confrontare i preventivi di stampa: cinque cifre, un solo libro.

Gli editori che confrontano preventivi di solito mettono in fila i totali e scelgono un vincitore, e comprendiamo l'istinto. Noi però stiamo anche dall'altra parte — quasi ogni settimana i clienti ci girano i preventivi di altre tipografie chiedendoci di spiegare uno scarto — e l'osservazione onesta dopo tutti questi anni è che la cifra più bassa raramente è disonesta, e raramente è anche confrontabile. Il più delle volte sta prezzando un libro leggermente diverso.

Un confronto equo inizia prima dei preventivi stessi: inizia con la richiesta di preventivo che inviate. Date a ogni tipografia le stesse specifiche complete e le risposte torneranno allineate; date loro dei frammenti e confronterete cinque libri diversi.

Bloccate le specifiche prima di leggere un solo prezzo

Le differenze si nascondono nelle specifiche, non nell'aritmetica. Un preventivo presume carta patinata da 128 g/m², un altro da 105 g/m². Uno prezza adesivo PUR, un altro la più economica hot-melt EVA. Uno include termoretrazione e cartoni da esportazione a doppia onda, un altro l'imballo sfuso. Niente di tutto questo è visibile in una riga di totale. Quindi, prima di confrontare qualsiasi cosa, scrivete una specifica di una pagina — formato di taglio, numero di pagine, carta interna con grammatura e qualità, materiale di copertina, tipo di rilegatura, plastificazione, finiture, imballo — e chiedete a ogni tipografia di ri-preventivare esattamente su quella. Un preventivo che torna più basso perché ha silenziosamente sostituito un foglio più leggero non vi ha fatto risparmiare. Ha cambiato il vostro libro.

Fate particolare attenzione alle righe dove la sostituzione è più facile: carta nominata solo per grammatura senza marca né qualità, tipo di adesivo lasciato implicito, e la parola simile che compare in prossimità di un materiale.

Leggete le voci, non il totale

Un preventivo di cui vi potete fidare è dettagliato: carta, lastre e stampa, rilegatura, finiture, imballo, trasporto, ciascuna sulla propria riga. Il dettaglio non è burocrazia. È ciò che vi permette di vedere come una modifica sposta il prezzo, ed è ciò che impedisce a un successivo aggiustamento su una voce di riprezzare silenziosamente tutto il resto. Altrettanto importante è ciò che le voci tralasciano. Le prove fisiche sono incluse o fatturate a parte. I bancali fanno parte della voce imballo. La cifra del trasporto si ferma a un porto o alla porta del vostro magazzino. Il totale è un riassunto; le voci sono il contratto.

Le domande che separano preventivi che sembrano uguali

Quando due preventivi superano la prova delle specifiche, di solito a decidere è un breve elenco di domande.

• Eccedenze e difettosità. La stampa libraria consegna comunemente quantità leggermente superiori o inferiori a quella ordinata. Chiedete come viene limitato lo scostamento e come viene fatturato.
• Condizioni di trasporto. EXW, FOB e DDP descrivono viaggi molto diversi. Riportate ogni preventivo alla stessa condizione prima di confrontare i totali.
• Prove. Quanti giri sono inclusi, in quale forma, e chi paga il corriere. Le nostre prove seguono un ciclo di 3–5 giorni, e lo mettiamo per iscritto.
• Validità. I mercati della carta si muovono. Chiedete per quanto tempo la cifra regge.
• Condizioni di pagamento. Un acconto con saldo prima della spedizione è lo schema abituale; una richiesta di pagamento integrale anticipato merita una pausa di riflessione.

Costruite la griglia, poi leggete il comportamento

Mettete tutto su una pagina: i preventivi in alto, le righe delle specifiche e le domande di cui sopra lungo il lato. Qualunque cosa un preventivo ometta diventa una domanda da porre, mai un'ipotesi da fare. Poi notate qualcosa che nessun foglio di calcolo cattura: chi ha alzato la mano. La tipografia che interroga il vostro numero di pagine perché non si divide nettamente in segnature, o che segnala che la larghezza del dorso non corrisponde alla carta scelta, ha davvero letto i vostri file. Quella che ha risposto con una cifra tonda entro un'ora non l'ha fatto.

Preventiviamo libri dal 1995, e la nostra convinzione consolidata è che un buon confronto serva meno a trovare il fornitore più economico che a scoprire, prima che la produzione inizi, con quale fornitore avete davvero a che fare. Preferiamo arrivare secondi sul prezzo piuttosto che primi sulle sorprese.